Office Manager (m/w/d)

Du bist ein echtes Organisationstalent und sorgst gerne dafür, dass im Arbeitsalltag alles rundläuft? Dann bist du bei uns genau richtig.

Als Office Manager (m/w/d) bist du gemeinsam mit deinen Kollegen zentrale Anlaufstelle für unseren Dortmunder Standort. Du hältst organisatorisch die Fäden zusammen, koordinierst interne und externe Ansprechpartner und sorgst dafür, dass unser Office im Alltag zuverlässig funktioniert.

Dabei verbindest du vielseitige Aufgaben mit einer modernen, digitalen Arbeitsweise. Unterschiedliche Systeme, IT-Tools und digitale Anwendungen gehören für dich selbstverständlich zum Arbeitsalltag.

Deine Aufgaben im Überblick:

• Office- und Standortorganisation: Du koordinierst die organisatorischen Themen rund um unseren Dortmunder Standort, steuerst externe Dienstleister, Handwerksbetriebe sowie Wartungs- und Instandhaltungsmaßnahmen und kümmerst dich um den zentralen Postein- und -ausgang. Auch Verbrauchsmaterialien und die Versorgung des Offices behältst du im Blick und sorgst rechtzeitig für Nachschub.
• Fuhrparkmanagement: Gemeinsam mit deinen Kollegen betreust du unsere Dienstwagenflotte organisatorisch und administrativ. Du behältst Termine und Fristen wie Leasinglaufzeiten, TÜV oder Reifenwechsel zuverlässig im Blick, koordinierst Fahrzeugbestellungen und Auslieferungen und steuerst individuelle Vorgänge rund um die Fahrzeuge, beispielsweise die Abstimmung mit Versicherungen und Werkstätten im Schadenfall.
• Empfang und Gästemanagement: Du empfängst Kunden, Dienstleister, Bewerber und weitere Gäste persönlich und sorgst für einen professionellen und freundlichen ersten Eindruck.
• Zentrale Anfragen: Ob per Telefon oder E-Mail, du bist eine erste Anlaufstelle und sorgst dafür, dass Anfragen schnell bei den richtigen Ansprechpartnern landen.
• Reisen und Events: Du unterstützt bei der Organisation und Buchung von Dienstreisen und wirkst bei der Planung und Organisation unserer Firmenveranstaltungen und internen Events mit.

Must-haves

• Berufserfahrung in einer vielseitigen Office-Funktion mit Verantwortung für unterschiedliche administrative und operative Aufgaben
• Ausgeprägtes Organisationstalent und die Fähigkeit, auch bei mehreren parallelen Themen, Terminen und Fristen den Überblick zu behalten und Prioritäten zu setzen
• Strukturierte, zuverlässige und eigenverantwortliche Arbeitsweise: Du hast im Blick, was zu tun ist, und sorgst dafür, dass Themen konsequent zu Ende gebracht werden.
• Hohe Technologie- und Digitalaffinität: Du arbeitest routiniert mit Microsoft 365 und Teams, findest dich schnell in neuen Systemen und IT-Tools zurecht und gehst auch mit KI-Anwendungen selbstverständlich um.
• Ausgeprägte Serviceorientierung und Freude am Kontakt mit unterschiedlichen Menschen
• Sicheres und professionelles Auftreten gegenüber Kollegen, Gästen und externen Partnern
• Sehr gute Deutschkenntnisse sowie gute Englischkenntnisse

Nice-to-have

• Erfahrung in der administrativen Betreuung eines Fuhrparks
• Berührungspunkte mit Facility- oder Gebäudemanagement
• Erfahrung in der Reise- oder Veranstaltungsorganisation

• Einen vielseitigen Verantwortungsbereich mit viel Eigenständigkeit rund um unseren Dortmunder Standort
• Zeitgemäßes Arbeiten: Digitale Tools, moderne Technologien und KI-Anwendungen sind bei uns selbstverständlicher Teil des Arbeitsalltags.
• Klare Teamorganisation: Gemeinsam stellen wir sicher, dass unser Office montags bis donnerstags von 08:00 bis 17:00 Uhr und freitags von 08:00 bis 15:30 Uhr zuverlässig besetzt ist. Beginn und Ende des persönlichen Arbeitstages werden innerhalb des Teams abgestimmt.
• Mobiles Arbeiten: Nach Abstimmung im Team ist vereinzelt auch mobiles Arbeiten möglich.
• 30 Urlaubstage sowie zusätzlich frei am 24.12. und 31.12.
• Firmenfitness, betriebliche Altersvorsorge und weitere Sozialleistungen
• Nachhaltige Mobilität mit (E-)Bike-Leasing und Lademöglichkeiten am Standort
• Teamspirit durch regelmäßige Firmenevents und einen engen, kollegialen Austausch

Neugierig geworden? Dann freuen wir uns auf deine Bewerbung und darauf, dich kennenzulernen!